Zpracování osobních údajů

Na základe nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov ( ďalej len „Nariadenie“) a Zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) prevádzkovateľ spoločnosť il primo s.r.o., Komenského 1565/9, 900 01 Modra, IČO: 53 114 701, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I., oddiel: Sro, vložka č. 146705/B (ďalej len „prevádzkovateľ“), spracúva vaše osobné údaje v rozsahu a za podmienok ustanovených v osobitných predpisoch.
Táto Informácia o spracúvaní osobných údajov (ďalej len „Informácia“) poskytuje základné informácie o vašich právach, pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľom a informácie o prístupe k osobným údajov.

ÚČEL SPRACÚVANIA, PRÁVNY ZÁKLAD A DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

1. Kontrolná činnosť
   Prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje v súvislosti s plnením:
   a) povinností vyplývajúcich spoločnosti zo všeobecne záväzných právnych predpisov v zmysle článku 6, ods. 1 písm. c) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. c) Zákona,
   b) zmluvných podmienok dodávateľom, kontrolou dodržiavania pracovných postupov, povinností a úloh vyplývajúcich zo zmluvných vzťahov a interných predpisov spoločnosti, na základe oprávneného záujmu spoločnosti na zabezpečení ochrany jej majetku aktív a finančných záujmov a riadneho plnenia zmluvy v zmysle článku 6, ods. 1 písm. f) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. f) Zákona.
   c) povinností vyplývajúcich prevádzkovateľovi pri spracúvaní osobných údajov, ktoré sú nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby (BOZP, OPP a iné) v zmysle článku 6, ods. 1 písm. d) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. d) Zákona.
   V prípade zistenia incidentu, dokumentovania, prešetrovania alebo zisťovania okolností podľa jednotlivých účelov spracúvania sú záznamy uchované až do doby ukončenia úkonov nevyhnutných na dosiahnutie účelu spracúvania osobných údajov.
   Informácia o spracúvaní osobných údajov ( všeobecné informácie)
2. Vedenie účtovníctva
   Vaše osobné údaje spracúvame tiež na účely plnenia povinností prevádzkovateľa pri vedení účtovníctva v zmysle článku 6, ods. 1, písm. c) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. c) Zákona. (hlavne povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov). Vaše osobné údaje uvedené na účtovných dokumentoch uchovávame po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto účtovné dokumenty týkajú.
3. Odberateľsko-dodávateľské vzťahy
   Na základe predzmluvného a zmluvného vzťahu, ktorého ste jednou so zmluvných strán v zmysle článku 6, ods. 1 písm. b) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. b) Zákona. a tiež na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa v zmysle článku 6, ods. 1, písm. f) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. f) Zákona, spracúvame vaše osobné údaje, hlavne v rámci odberateľských a dodávateľských zmlúv, ako údaje nevyhnutné pre uzatvorenie a zabezpečenie plnenia zmluvných vzťahov.
   Prevádzkovateľ tiež v súvislosti s uzatváraním a plnením zmluvy môže spracúvať vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu v zmysle článku 6, ods. 1 písm. f) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. f) Zákona na účel poistenia pohľadávok alebo poskytnutého plnenia a hodnotenia kreditného rizika.
   Vaše osobné údaje získavame buď priamo od vás, ak ste osobou oprávnenou konať v mene spoločnosti, s ktorou uzatvárame zmluvný vzťah alebo od vášho zamestnávateľa, ako údaje nevyhnutné pre zabezpečenie kontaktu, v súvislosti s plnením predmetu zmluvy, ako aj z verejných registrov (živnostenský register, obchodný register, kataster nehnuteľností a iné). V prípade neposkytnutia osobných údajov nemôže prevádzkovateľ s vami uzatvoriť zmluvný vzťah, keď je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na uzatvorenie a plnenie zmluvy.
   Vaše osobné údaje uchovávame po dobu trvania zmluvného vzťahu a následne na účely archivácie po dobu 50 rokov od uplynutia platnosti zmluvy.
4. Súdne konania a mimosúdne vymáhanie pohľadávok
   Vaše osobné údaje môžeme tiež spracúvať na účel mimosúdneho vymáhania pohľadávok, preukazovanie, uplatňovania, obhajovania právnych nárokov prevádzkovateľa. Právnym základom spracúvania osobných údajov na vyššie uvedený účel je oprávnený záujem spoločnosti v súlade s článkom 6, ods. 1, písm. f) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. f) Zákona.
   Vaše osobné údaje sú uchovávané po dobu 50 rokov od právoplatného skončenia daného súdneho konania alebo mimosúdneho vymáhania. Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom došlo k právoplatnému skončeniu súdneho konania alebo mimosúdneho vymoženia pohľadávky.
5. Exekučné konania
   Vaše osobné údaje môžeme tiež spracúvať za účelom vykonania exekúcie a s tým súvisiaceho preukazovania, uplatňovania, obhajovania právnych nárokov prevádzkovateľa. Právnym základom spracúvania osobných údajov na vyššie uvedený účel je opravený záujem prevádzkovateľa (článok 6, ods. 1, písm. f) Nariadenia a a § 13 ods. 1 písm. f) Zákona) v prípade, ak prevádzkovateľ vystupuje v exekučnom konaní ako oprávnený. V prípade, ak prevádzkovateľ vystupuje v exekučnom konaní ako povinný alebo tretia osoba, ktorá je povinná poskytnúť súčinnosť v exekučnom konaní právnym základom spracúvania osobných údajov je splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa ako vyplývajúcej zo zákona č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Tento právny základ vyplýva z článku 6, ods. 1 písm. c) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. c) Zákona,.
   Vaše osobné údaje uchovávame po dobu 50 rokov od právoplatného skončenia exekučného konania. Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom došlo k právoplatnému skončeniu exekučného konania.
6. Podnety, sťažnosti, reklamácie od zákazníkov a škodové udalosti
   Na základe predzmluvného a zmluvného vzťahu, ktorého ste jednou so zmluvných strán v zmysle článku 6, ods. 1, písm. b) Nariadenia a tiež na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa v zmysle článku 6, ods. 1, písm. f) Nariadenia a § 13 ods. 1 písm. f) Zákona, spracúvame vaše osobné údaje s cieľom riešenia a vybavenia vašich podnetov, sťažností, zákazníckych reklamácií a škodových udalostí (vrátane poistných udalostí), ak ste alebo ste boli našim zákazníkom, prípadne ste spoločnosti zaslali podnet alebo sťažnosť.
   Vaše osobné údaje spracúvame po dobu vybavenia podnetu, sťažnosti, zákazníckej reklamácie a škodovej udalosti a následne na účely archivácie po dobu 10 rokov od ukončenia kalendárneho roka, v ktorom bol podnet, sťažnosť, zákaznícka reklamácia alebo škodová udalosť vybavená.
7. Iné spracúvanie osobných údajov
   Bližšie informácie o spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľom na ďalšie účely neuvedené v týchto Informáciách sú dostupné na webovom sídle spoločnosti www.ilprimo.sk.

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Vaše osobné údaje spracúvame len na základe zákonných podmienok, ktoré sú uvedené v Nariadení alebo Zákone. Pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľom ste dotknutou osobou, t.z. osobou ktorej osobné údaje sa spracúvajú. Prevádzkovateľ má zákonnú povinnosť poskytnúť vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobných predpisov.

Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo poskytnúť vaše osobné údaje v súlade s právnymi predpismi a to hlavne právnym zástupcom, advokátom, notárom, exekútorom, audítorom, poisťovniam, v ktorých prevádzkovateľ poisťuje svoje riziká, bankám, Slovenskej pošte a.s., sprostredkovateľom ak boli poverení spracúvaním osobných údajov v mene prevádzkovateľa a iným oprávneným subjektom v zmysle príslušných právnych predpisov. Prevádzkovateľ prehlasuje, že má riadne uzavreté zmluvy so svojimi sprostredkovateľmi, ktorí zabezpečujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov, v súlade s platnými právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na ochranu osobných údajov.

Vaše osobné údaje budú uchované bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa. Prístup k vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvanú na základe pokynov prevádzkovateľa a to v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa.

Vaše osobné údaje sú zálohované, v súlade s retenčnými pravidlami prevádzkovateľa. Zo zálohových úložísk budú vaše osobné údaje úplne vymazané hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania uvedené bude možné. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Prevádzkovateľ je povinný zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona.

Vaše osobné údaje spracúvané na účely uvedené v tejto Informácií nepodliehajú automatizovanému rozhodovaniu vrátane profilovania, ani vaše osobné údaje nezverejňujeme a neuskutočňujeme ich prenos do tretích krajín.

ZODPOVEDNÁ OSOBA

Na bezpečné spracúvanie osobných údajov a súlad spracúvania s Nariadením a Zákonom dohliada Zodpovedná osoba, na ktorú sa v prípade uplatnenia svojich práv môžete obrátiť.

Kontaktné údaje Zodpovednej osoby:
Korešpondenčná adresa: Zodpovedná osoba GDPR, il primo s.r.o., Komenského 1565/9, 900 01 Modra
E-mail: info@ilprimo.sk

PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY PODĽA NARIADENIA A ZÁKONA

Nariadenie resp. Zákon o ochrane osobných údajov obsahuje podrobné informácie o vašich právach ako dotknutej osoby na ochranu osobných údajov, dostupné prostriedky uplatnenia nápravy, ako aj ich obmedzenia (najmä čl. 15-22, čl. 77, čl. 79, čl. 82 Nariadenia, § 21 – 28, § 38 Zákona). Kedykoľvek si môžete vyžiadať informácie o spracúvaní osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, môžete požadovať opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov, alebo obmedzenie ich spracúvania, ďalej môžete namietať voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo na prenosnosť údajov. Nižšie v texte sú zhrnuté tie najdôležitejšie ustanovenia.

Právo na informácie
Ak prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje, musí vám poskytnúť informácie ohľadne údajov, ktoré sa vás týkajú, a to aj bez vašej osobitnej žiadosti o ich poskytnutie, vrátane hlavných charakteristík spracúvania osobných údajov ako je účel, právny základ a doba uchovávania (spracúvania), totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa a v príslušných prípadoch jeho zástupcu, príjemcov osobných údajov (v prípade prenosu osobných údajov do tretích krajín, tiež uvedenie primeraných a vhodných záruk), oprávnené záujmy prevádzkovateľa alebo tretích strán v prípade spracúvania osobných údajov na základe oprávneného záujmu, ďalej vaše práva na ochranu údajov a vaše možnosti uplatnenia prostriedkov nápravy (vrátane práva podať sťažnosť dozornému orgánu). V prípade automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania, dotknutá osoba musí byť informovaná zrozumiteľným spôsobom o použitom postupe, ako aj o význame a predpokladaných dôsledkoch takéhoto spracúvania pre dotknutú osobu. Prevádzkovateľ vám poskytne vyššie uvedené informácie tým, že sprístupní Informáciu o spracúvaní osobných údajov. Vyššie uvedené sa neuplatňuje v rozsahu, v akom už dané informácie ako dotknutá osoba máte.

Právo na prístup k údajom
Máte právo od prevádzkovateľa získať potvrdenie o tom, či sú osobné údaje, ktoré sa vás týkajú spracúvané alebo nie, a ak tomuto tak je máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a tieto informácie: účely spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté, najmä príjemcovia v tretích krajinách alebo medzinárodné organizácie, predpokladaná doba uchovávania osobných údajov, ak to nie je možné kritéria na jej určenie, práva dotknutej osoby na ochranu svojich osobných údajov a jej možnosti uplatnenia prostriedkov nápravy (vrátane práva podať sťažnosť dozornému orgánu), ďalej informácie ohľadne zdroja osobných údajov, ak osobné údaje neboli získané od vás ako dotknutej osoby. Na základe vašej žiadosti prevádzkovateľ poskytne kópiu vašich osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré požiadate, môže prevádzkovateľ účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. Právo získať kópiu nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných. Prevádzkovateľ vám poskytne informácie o možnosti, použitom postupe, prípadných nákladoch a ďalšie podrobné údaje o poskytnutí kópie po prijatí vašej žiadosti. Ak ste podali žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie vám budú poskytnuté v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob.

Právo na opravu
Máte právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa vás týkajú. So zreteľom na účely spracúvania máte právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkových informácií.

Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“)
Máte právo tiež dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, a prevádzkovateľ je povinný bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak sú splnené určité dôvody. Dôvodmi, pre ktoré je prevádzkovateľ povinný vymazať vaše osobné údaje na základe vašej žiadosti sú napríklad: osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali; odvoláte súhlas, na základe, ktorého sa spracúvanie vykonáva a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie; osobné údaje sa spracúvali nezákonne alebo namietate voči spracúvaniu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie; osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha, alebo sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti. Prevádzkovateľ nebude môcť v niektorých prípadoch vašej žiadosti vyhovieť napr. ak je spracúvanie osobných údajov potrebné na uplatňovanie práva na slobodu prejavu a na informácie, na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá si vyžaduje spracúvanie podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha, alebo na plnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme, z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia, na účely archivácie vo verejnom záujme, na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania

Máte právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie, pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:

• a) napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov;
• b) spracúvanie je protizákonné a namietate proti vymazaniu osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia;
• c) prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale vy ich potrebujete na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;
• d) namietali ste voči spracúvaniu, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad vašimi oprávnenými dôvodmi.

Ak sa spracúvanie obmedzilo podľa vyššie uvedených dôvodov, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú len s vašim súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu Únie alebo členského štátu. Prevádzkovateľ vás bude informovať pred tým, ako bude obmedzenie spracúvania zrušené.

Právo na prenosnosť údajov
Máte právo získať osobné údaje, ktoré sa vás týkajú a ktoré ste poskytli prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby vám prevádzkovateľ, ktorému ste tieto údaje poskytli, bránil ak:

• a) sa spracúvanie zakladá na vašom súhlase alebo na zmluve (ktorej ste jednou zo zmluvných strán), a
• b) ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.

Pri uplatňovaní vášho práva na prenosnosť údajov máte právo na prenos osobných údajov priamo od jedného prevádzkovateľa druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ je to technicky možné. Uplatňovaním práva na prenosnosť údajov nie sú dotknuté ustanovenia upravujúce právo na vymazanie. Právo na prenosnosť údajov nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

Právo namietať
Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týka, ktoré je vykonávané na základe oprávnených záujmov prevádzkovateľa, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených ustanoveniach. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo kedykoľvek odvolať súhlas
V prípadoch, kedy prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje na základe vášho súhlasu, máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Odvolanie súhlasu musí byť také jednoduché ako jeho poskytnutie. Odvolanie súhlasu môžete doručiť poštou na adresu sídla prevádzkovateľa, alebo e-mailovú adresu Zodpovednej osoby, prípadne spôsobom uvedeným v udelenom súhlase.

Právo podať sťažnosť dozornému orgánu
Ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa vás týka je v rozpore s Nariadením alebo Zákonom máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; telefóne číslo: + 421 /2/ 323 132 14; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

Právo na účinný súdny prostriedok nápravy
Máte právo na súdny prostriedok nápravy, ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov v rozpore s Nariadením alebo Zákonom o ochrane osobných došlo k porušeniu vašich práv. Návrh na začatie konania (žalobu) môžete podať na súde členského štátu, kde má prevádzkovateľ prevádzkareň alebo na súde vášho obvyklého pobytu (bydliska).